为了确保学院公文、资料的安全和保密，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），《中华人民共和国保守国家秘密法》以下简称《保密法》）的规定，结合我院实际情况，特制定本制度。

一、文书处理人员、档案工作人员和档案利用者应加强保密观念，严格遵守《档案法》、《保密法》，共同保守档案机密，维护档案安全。

二、学院档案馆的所有档案资料，均属保密范围，除正常向阅档人员提供利用外，均不得私自向任何人泄露，保密档案在编制目录时，需由档案产生部门根据有关规定裁明密级，严格把关，以免失密。学院档案馆对档案资料实行集中统一管理，对机密、绝密档案应实行全程有效监控，在接收、登记时应注明“机密”、“绝密”等字样，并与普通文件分开立卷、单独存放、特殊管理。

三、档案工作人员必须严格执行《山西工程职业学院档案查借阅制度》，认真履行登记、签字手续。未经批准，任何人员不得私自摘抄和复制档案，不得私自将档案带出档案馆。对于“机密”、“绝密”级档案资料一般不提供利用，若确因工作需要提供利用的，必须经过分管院领导的审批。

四、已办理借阅手续借出的档案，由借阅人对档案的安全保密负完全责任。借阅人必须妥善保管所借档案，不得丢失和泄密，不得转借他人，不得携带出差、探亲访友、出入公共场所，用毕及时归还。

五、因工作需要摘抄、复制、拍摄的档案资料，使用完毕需要作废的，以及经鉴定需在整理档案时清除的文件材料，必须做销毁处理，不得随意乱放、带出或变卖。经鉴定到期应销毁的档案，必须按《山西工程职业学院档案鉴定销毁制度》规定，登记造册，经有关领导批准后进行销毁。

六、利用新技术产品，如高性能计算机，网络设备和多功能办公自动化设备，进行涉密公文传输、电子文件管理时，应采取有效的保密管理和技术防范措施，严格控制使用范国，确保安全。本院使用涉密计算机信息系统必须按照《山西省涉及国家秘密的计算机信息系统审批实施细则》的要求，获得省或设区市国家保密局的审批。

七、严格遵守《山西工程职业学院档案库房管理制度》，非档案馆工作人员不得擅自进入档案馆，因特殊情况需要进入库房，须经馆长批准，并由档案馆工作人员陪同。

八、节假日要加强档案的安全保密工作检查，并及时催回借出的档案资料，未上架入库的档案资料须放入箱柜内。

九、将公务活动中形成的应归档文件、资料据为己有者；损毁、丢失学院档案者；违反规定泄露保密档案内容，并造成不良后果者，应按《档案法》和《保密法》有关条款，追究其相关法律责任。