为了保证档案的完整与安全，有效地利用档案信息资源，更好地为学院教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和上级有关政策、法规，结合我院档案工作实际情况，特制订本制度。

一、学院馆藏档案利用范围分为开放档案和未开放案两部分，利用方式为查阅、借阅、复制、出具档案证明等。利用档案必须遵守《山西工程职业学院保密制度》。

二、利用档案必须办理登记手续，凡利用档案者，均应按规定认真填写档案利用登记簿或档案借阅审批单，经批准后，方可进行。

三、查阅档案，只限查阅与所查问题有关的内容，查阅者一般应在档案馆内查阅，若需摘抄，其摘抄内容须经档案管理人员按摘抄范围进行核实后，方可带出档案馆。

四、馆藏所有档案不得任意复制，如确属工作需要，须经学院办公室负责人批准。档案复制必须由档案管理人员负责。

五、档案原则不外借。若因工作需要借阅，必须按规定办理借阅审批手续。

六、档案借出时间一般不超过7天，因特殊需要继续使用，须办理续借手续，但节假日或借阅人员出差之前，或因工作调动离开本单位的人员，应及时将所借档案资料归还档案馆。

七、档案外借时须当面点清卷（册）数，归还时要由借阅者和档案管理人员共同清点、检查，核实无误后注销借阅。逾期不还或未办续借者，档案馆将发催还单或电话通知归还，若发出二次催还单仍不归还者，将按相关规定处以罚款等处理直至归还为止。对外单位人员利用档案一律不外借。

八、声像、电子类档案一般不提供原件利用，只对利用频率较高的声像、电子类档案提供拷贝件利用。利用声像、电子类档案应遵守其保管要求。

九、利用档案资料时应精心爱护，并负有对档案的安全和保密的责任。档案利用者，须受善保管好档案资料，不得转借和擅自抄录复印；不得在档案资料上增删、涂改、加注；不得调换、拆散、损坏、丢失档案资料；不准随意透露档案内容。如利用者有以上违法行为，档案部门将报请上级有关部门依照《档案法》给予严肃处理，直至追究法律责任。