【时 间】 2011年3月11日
【编 号】 （2011）第3期 总第44期
【上 报】 院领导
【送 达】 各系（部）、处室
系部教学档案管理工作规范
一、 目的
为了规范学院教学档案管理，实现教学档案管理工作的标准化、规范化、科学化和现代化，充分发挥档案在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，特制订本规定。
二、 范围
适用于教学各部门在教学管理工作中形成的有保存价值的文字、数字、声像等信息资料。
三、 原则
1、各级教学管理部门都要建立教学档案，分为教务处教学管理档案和系部教学管理档案。
2、教学档案管理工作应按工作分工分别建档由专人管理保存。
3、教学档案要确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
4、教学档案工作实行统一编号，建立教学档案数据库，实现管理的规范化和现代化，使之成为教学业务工作的信息咨询部门之一。
四、 系(部)教学档案范围
1. 文件与制度（永久保存）
(1)上级文件：上级教育主管部门下达的政策性、指导性文件及有关规定文件、本单位向上级的请示与批复，专业设置批复等。
(2)学院文件：学院上报文件、下达的政策性、指导性文件及有关规定文件、通知、目标责任书、工作计划、工作总结、教学基本建设的各种规划和计划等。
(3)规章制度：学院程序文件、作业指导书、规章制度汇编。
(4)规程办法：各教学部门制定的规程办法。
(5)会议纪要：教学工作会议记要。
(6)教学安排：教务处下达的具有档案保存价值的有关规定、文件、通知、工作计划、工作总结。
(7)信息通报：学院各处室送达的具有档案保存价值的有关规定、文件、通知等。（短期保存）。
(8)本部门的工作计划、总结、通知、工作信息等。
2. 教学基本建设资料（永久保存）
(1)机构设置：系部教学管理机构设置及人员分工职责。
(2)专业建设资料：专业改革试点的批复、专业设置批复、新专业开发申报资料、人才培养方案、指导性教学计划、实施性教学计划、教学计划审批表、教学计划调整报告、教学计划执行记录。专业调研、每年一次的本地区相关行业企业人才需求现状分析及未来需求预测、毕业生跟踪调查报告及原始资料、新生素质调查报告及原始资料。专业建设和教学改革的思路和措施、方案、成果资料。
(3)课程建设资料：人才培养模式总体设计思路、课程体系。课程标准（教学大纲）、实验、实训大纲、考试大纲、技能测试标准及审批资料。
(4)教材建设资料：课程教材建设规划，各专业使用教材、实训指导书目录、自编教材、讲义、指导书目录（标明出版单位与年度、是否为高职高专教材、规划教材、获奖教材及发奖单位）；核心课程现行使用教材；教材资料目录（包括各种层次的各类版本的教科书、教学参考书、教具挂图、专业报刊、影像资料和CAI课件等。图书馆中本课程相关的藏书书目。
(5)教学方法和手段的改革资料：论文、成果、计划总结、报告、交流材料，教学手段改革资料：先进的多媒体课件、教具、课件、挂图、音像资料等。
(6)考试方式改革的资料：理论课题库、职业技能考核试题库，考试方式改革方案、记录、改革总结。实践技能考核标准、实践技能考核卷库、考核方式改革计划、考核方式改革总结，与职业技能鉴定相结合的典型材料。
(7)网络教学：本校园网上课程简介、本校园网上教师简介、本校园网上课程教学经典片段、本校园网上其他教学和学习资料等。
(8)实验实训室建设资料：分专业校内实习实训基地一览表、校外实训基地一览表、实践教学工作规划、实验室建设工作规划、校内外实训基地建设规划、设备购置计划，各实验实训室开出实践教学项目及开出率统计表、教学设备统计表、实践教学项目所需设备表，各专业实验设备配备标准及配备情况。
(9) 师资建设资料：师资队伍基本状态表，兼职、兼课教师基本状态表，师资建设规划和有关文件，教师业务进修、学位进修、实践进修情况一览表，分专业的专业带头人、骨干教师、教学新秀名单，校内教师教学检查与评价(含学生评教)的原始资料。
(10) 教学研究资料：专业课程、教学方法手段、考试考核、教学管理改革资料，教学研究成果资料（计划、总结，典型经验材料和教学研究刊物；），教研会议记录，教师科研、论文论著资料。教研立项文件、中期检查情况、结题总结、成果鉴定。集体备课、教学观摩、听课赛讲等教学研究活动。
(11) 科研资料：科研课题统计、立项文件、中期检查情况、结题总结、技术报告、成果鉴定报告、获奖情况。
(12) 产学研资料：产学研计划总结成果，产学合作协议书、合同书，产学研合作教育工作计划与总结、主要成果的原始资料，与企业建立校外实训基地的协议书。
(13) 教学制度建设资料：学院教学管理制度、系部教学管理制度、质量监控体系、各教学环节质量标准、信息反馈适时调控体系。
(14) 各种教学用表。
3. 教学计划与运行资料（以学期为单位长期保存）
(1) 实施性教学计划及调整报告及执行记录。
(2) 各专业教学大纲及论证审批资料。
(3) 校历、课表、教学任务安排表。
(4) 教学通知、教学进程调整报告。
(5) 教学签到记录、替调课申请单。
(6) 考试考核安排表、各类考证的安排。
(7) 理论和实践考核巡视、监考记录。
4. 教学过程资料（以班为单位长期保存）
(1)教学执行计划记录、班级课程表。
(2)教学任务书、授课计划、教学日志、成绩册、质量分析报告。
(3)实践教学计划、记录、成绩册、质量分析报告。
(4)顶岗实习计划记录质量分析报告、实习协议、实习成绩册、实习鉴定表。
(5)毕业论文计划记录质量分析报告、成绩册、毕业论文答辩评分表。
5. 学习成果资料（以班为单位保存到毕业后两年，优秀资料长期保存）
(1)课内实验、实习、课程设计的典型报告。
(2)校内集中实习、实训报告。
(3)顶岗实习报告及成果资料。
(4)毕业设计（论文）。
(5)科技文化体育活动、素质教育、第二课堂、社团组织社会实践活动成果等取得的成就。
6. 学籍管理（按班级永久保存）
(1)学籍管理材料，分专业的招生计划、录取人数、报到人数统计表，在校生花名册、学生学籍变动情况（升级、留级、休学、复学和退学材料）。
(2)学生奖惩材料、作弊违纪学生记录。
(3)成绩册、操行成绩、《大学生体质健康标准》。
(4)英语、计算机等级、技能鉴定、各类考证的安排、成绩记录、证书登记表。
(5)学生科技文化作品、实践活动成果、各类获奖情况。
(6)分专业的毕业生人数、年底前就业人数、就业率统计表、分专业的毕业生及其就业单位一览毕业资格审核等材料、毕业班合影照。
7. 质量管理记录（按学期长期保存）
(1)新生素质调查分析报告，在校学生花名册。
(2)教学过程监控巡视记录、教学事故记录及处理。
(3)教师评学记录、学风建设记录。
(4)学生座谈记录、督导听课评教记录。
(5)领导、同行、学生反馈记录表。
(6)教师期中自查、期末自评资料。
(7)系部课堂教学、实践教学、毕业论文、顶岗实习等环节考核原始资料。
(8)教师岗位职责考核结果汇总表（每学年一次）。
(9)系部、专业教学质量分析评估报告（每学期一次）。
(10) 素质教育工作计划、总结。
(11) 毕业生跟踪调查报告和社会对毕业生称职状况评价的原始资料、毕业生反馈资料。
8. 教研活动资料（教研组长负责长期保存）
(1)教研室教学研究计划、教研活动记录、工作总结。
(2)本教研室组织的教学经验的总结、教学方法的研究、教学手段的改进、教学效果的反馈、教学改革、课题研究、学术论文、专题发言等原始资料。
(3)教育思想观念学习研讨资料。
(4)听课记录。
9. 教学设备管理资料（设备管理人员负责永久保存）
(1)实训基地管理机构、人员分工职责。
(2)建设规划资料：校内外实训基地和实验室建设规划、现有实训基地开出的实践教学项目统计表、各专业实训项目及实验设备配备标准。
(3)实践教学管理制度。
(4)实践教学大纲、指导书、记录表格等。
(5)教学设备仪器一览表、分实验室建立固定资产（800元以上）设备台帐。
(6)固定资产技术资料：设备全套图纸、使用说明书、计算书、技术操作规程、合格证、验收记录、照片。
(7)设备运行记录、检修记录、重大事故的调查分析记录，养护维修产生的技术文件材料、性能鉴定参数、标定记录。
(8)学院自制或改造更新的各种设备的全套设计文件和图纸。
五、 编号规则
编号共6位，左起第1、2位代表系部，第3、4位代表教研室，第5、6位代表序列号。其中系(部)编号为：01-冶金系，02-机械系，03-电气系，04-建工系，05-计算机系，06-管理系，07-基础部。
六、 工作程序
1．归档要求
凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清楚，书写工整，禁用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。
2．整理组卷
卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批复在前，请示在后的要求排列。
对文件材料应加制封面，注明题名、责任者、时间，标题要简短、准确，第二页为《档案文件目录登记表》。
3．归档保存
学院文件按年度整理装订成册，教学资料文件按学期或学年打孔线装装订成册，学生资料按班级整理，档案资料由档案管理人员按分类序号排列存放。
4．档案查阅
查阅资料必须登记查阅记录，为防止资料丢失，归档资料一律不准借阅，必要时可以复印。
5．档案的移交
档案管理人员因工作变动需要移交档案时，部门负责人组织交接双方必须办理交接手续，逐项确认交接资料。未办理档案交接前的学院不办理相关手续。
6．档案的销毁
无保存价值的过期档案，经部门负责人签字后，报教务处统一登记后，集中销毁。
7．档案的检查
学院每学期对各教学部门的教学档案管理工作进行检查。
